Archivo Concilia: Una herramienta única!!

Estimados lectores,

Como algunos ya saben, hace unos días estuve compartiendo vía mail un archivo en Excel de un DEMO llamado Concilia, que facilita el realizar la tarea rutinaria de las conciliaciones bancarias, ya que lo hace de forma automática y con la variante de que realiza el proceso de conciliación sobre dos datos o variables (he encontrado archivos similares pero sólo hacen el proceso con un sólo dato) que deben de considerarse en el proceso de conciliación: REFERENCIAS (cheques, transferencias, depósitos, etc.) y MONTOS de las transacciones.

En los siguientes párrafos trataré de describir el manejo que tiene el mismo DEMO y algunas de las ventajas de adquirir la versión completa.

El archivo tiene un menú que se acopla con la barra de menús que trae por defecto Excel, es una gran ventaja que trae el archivo integrado al mismo; ya que siempre al utilizar Excel (o cualquier programa de la suite de Office de Microsoft) estamos acostumbrados a manejar las diferentes opciones que trae la barra de menús, por tal razón, se me ocurrió integrar un menú a dicha barra para la comodidad del usuario.

menu2

menu

El procedimiento para elaborar una conciliación bancaria es bastante sencillo, se deben de conciliar (o lo que llamamos los contadores “puntear”) las diferentes partidas que están registradas en la contabilidad con los movimientos que trae el estado de cuenta bancario en un periodo determinado.

La forma de operar el archivo es sumamente fácil, y para poderlo explicar de una forma ilustrativa y sencilla, me di a la tarea de elaborar un diagrama de flujo con los diferentes pasos que se deben de realizar para hacer funcionar el archivo. Recuerden, se trata de ahorrar tiempo en realizar una tarea repetitiva de al menos una vez por mes.

Presentación Concilia

Procedimiento para hacer funcionar el archivo DEMO

Primer paso: Captura Saldos

En este paso se debe de ir al menú “Conciliaciones” integrado a la barra de menús de Excel y dar un clic en la opción “Captura Saldos”, del cual aparecerá un formulario que le solicita al usuario introducir cierta información de la cuenta bancaria y los saldos al final del periodo (fecha de la conciliación), tanto del estado de cuenta bancario como en la contabilidad. Si se omitiera un campo el archivo no deja seguir adelante hasta tener todos los campos llenos con la información solicitada (otra ventaja del archivo Concilia).

saldos

Segundo paso: Captura Información

En este paso el cual es un poco tedioso pero muy importante, se deben de capturar los registros que integran la contabilidad de la cuenta de cheques a conciliar. Asimismo, se deben de capturar los movimientos que se realizaron en la cuenta de cheques que trae el estado de cuenta, aquí se puede elaborar una modificación al archivo, cuando se tiene esta información bancaria en electrónico, con la ayuda de una pequeña macro que importará dicha información. Y por último, no se deben de olvidar los movimientos que existen en tránsito (cheques o depósitos) si es que los hubiera. Toda esta información se debe de capturar en los apartados (pestañas) predefinidos para almacenar de una manera ordenada la misma. Los apartados tienen formatos establecidos en las columnas que se requieren para almacenar la información, la recomendación es que se pegue la información en modo de valores para no eliminar dichos formatos y sean visibles todos los datos para una correcta apreciaciones los mismos.

formato conta 1

formato conta 2

formato bco 1

formato bco 2

cheques en transito

depositos en transito

Tercer paso: Conciliar

Una vez realizados los dos pasos anteriores, ya se tiene toda la información requerida para realizar la conciliación de una manera automática y sencilla.

Se debe de ir al menú “Conciliaciones” y dar clic en la opción “Conciliar”; desde ese momento el archivo hará todo el trabajo de conciliar de manera automática cada uno de los movimientos que se encuentran en contabilidad y en el estado de cuenta bancario, ahorrándonos un tiempo considerable que podemos aprovechar en realizar otras tareas que se tengan que hacer cuando no se encuentra al frente de la pantalla de la computadora, una ventaja más que tiene el archivo Concilia del resto de la competencia.

Una vez terminado el proceso de conciliación, el archivo le enviará un mensaje dando aviso de que el proceso fue realizado con éxito.

aviso proceso

Cuarto paso: Respaldar Conciliación (Guardar)

Una vez terminada la conciliación bancaria, lo que nos importará es guardar o respaldar dicha conciliación, para esto se debe de ir al menú “Conciliaciones” y dar un clic en la opción “Guardar” para que de forma automática se realice el respaldo. El archivo realizará una copia exacta de toda la información en un archivo diferente y nuevo que tendrá el nombre de “Respaldo + fecha en que se realizó el mismo”; el cual se guardará en la misma ruta en donde se encuentre almacenado el archivo Concilia. Una nota aclaratoria, como se trata de un respaldo de información, este procedimiento se debe de realizar una sola vez, es decir, si se ejecuta más de una vez el archivo mandará un mensaje de error el cual no podrán solucionar por la seguridad que trae el archivo. Lo más conveniente es que se guarde el archivo de forma tradicional y se cierre la instancia de Excel con la que se esta trabajando, e iniciar una nueva instancia de Excel con el archivo Concilia lo cual permitirá realizar el respaldo una vez más, igualmente por una única ocasión.

Una vez terminado el proceso de respaldo, el archivo le enviará un mensaje dando aviso de que el proceso fue realizado con éxito.

aviso respaldo

aviso respaldo existoso

Las demás opciones del menú “Conciliaciones” son “Ayuda” y “Acerca”; la primera, nos permite descargar el manual de usuario que se encuentra alojado en mi cuenta de Dropbox personal y la segunda, nos permite visualizar un formulario con los datos del autor del archivo para posibles dudas, comentarios y adecuaciones al mismo.

acerca de

Otra de las ventajas de utilizar el archivo Concilia, es que tenemos varias versiones para los que utilizan versiones de 32 y 64 bits (sólo Windows) pero se debe de informar cual de las dos versiones de requiera adquirir porque por algunas secuencias de programación no trabajan de la misma forma en las versiones de 64 bits.

Una ventaja más, es que se puede adecuar el archivo Concilia al tamaño de la empresa, este primer DEMO sólo esta adaptado para movimientos de NO más de 200 registros o movimientos, por lo tanto, es conveniente que a la hora de adquirir la versión completa se detallen estas características para que no se tenga ningún inconveniente en su uso diario.

http://todoconta.com/tutoriales/archivo-concilia-una-herramienta-unica/

Gracias por tomarse el tiempo de leer este artículo y por adquirir nuestro primer producto.

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